S.D.P.S.: cine o completează, ce conține și cum se transmite corect

Cine semnează S.D.P.S.

Spre deosebire de C.D.P.S., pe care o poate depune orice persoană cu interes legitim, S.D.P.S. are un singur autor posibil: secretarul general al unității administrativ-teritoriale sau persoana delegată expres prin dispoziția primarului, cu atribuții de ofițer de stare civilă. Nu există o a treia variantă — nu poate fi completată de un alt funcționar „ca să ajute", oricât de familiarizat ar fi cu dosarul.

Delegarea, atunci când secretarul general nu completează personal fiecare dosar, se face printr-o dispoziție a primarului, care conferă persoanei desemnate atribuțiile de ofițer de stare civilă necesare pentru acest tip de act. Semnarea propriu-zisă a formularului se poate face olograf sau cu semnătură electronică calificată — ambele variante sunt valabile legal.

Motivul pentru care merită clarificat acest punct chiar de la început, înainte de a intra în conținutul formularului: obligația de întocmire și comunicare a S.D.P.S. este o atribuție personală, iar neîndeplinirea ei atrage sancționarea disciplinară și contravențională a persoanei responsabile, potrivit art. 241 din Codul administrativ — amendă de la 1.000 la 5.000 de lei, aplicată de prefect. Dacă în instituția dumneavoastră completează formularul altcineva decât secretarul general sau persoana delegată prin dispoziția primarului, primul lucru de corectat nu e conținutul S.D.P.S., ci circuitul de semnătură.

Anatomia formularului, pe capitole

S.D.P.S. este un formular mai lung decât vechea Anexă 24, dar structura lui devine ușor de parcurs dacă știți ce conține fiecare secțiune:

• Antetul. Conține numărul de înregistrare din registrul general de corespondență al primăriei, cu adresa de email oficială a UAT-ului dedesubt. Numărul din R.E.S.D.P.S. — cel din 5 cifre, pe an calendaristic — nu are rubrică proprie în formular: el se atribuie și rămâne consemnat în registru.
• Capitolul I — Defunctul. Datele de identificare ale persoanei decedate și ultimul domiciliu, cel care stabilește și competența UAT-ului.
• Capitolul II — Moștenitorii. Datele fiecărui moștenitor identificat: nume, CNP, adresă cu C.U.A., telefon și email. Pentru moștenitorii minori se menționează vârsta.
• Capitolul III — Sarcinile fiscale. Situația rezultată din verificarea la organul fiscal local, cu un total care intră în pasivul succesoral al dosarului.
• Capitolul IV — Bunurile imobile. Trei sub-tabele: IV.A — terenuri intravilan, IV.B — terenuri extravilan, IV.C — clădiri, cu datele de carte funciară. Valoarea impozabilă și anul realizării se completează doar la clădiri.
• Capitolul V — Bunurile mobile. Bunurile mobile înregistrate în evidențele fiscale locale și/sau în registrul agricol.

Ordinea contează: antetul și Capitolul I se completează primele, pentru că identifică dosarul și competența UAT-ului; Capitolul II depinde de rezultatul verificării la evidența persoanelor; Capitolul III depinde de răspunsul organului fiscal local; iar Capitolul IV (bunurile imobile) și Capitolul V (bunurile mobile) se completează ultimele, pentru că adună date atât de la organul fiscal, cât și de la registrul agricol. Dacă parcurgeți formularul de sus în jos fără să aveți deja toate verificările făcute, riscați să lăsați rubrici goale sau să reveniți ulterior asupra unor secțiuni deja semnate.

De unde vin datele: cele trei verificări

Niciuna dintre secțiunile de mai sus nu se completează „din declarația" moștenitorilor. Datele provin din trei verificări obligatorii, pe care secretarul general (sau persoana delegată) le face înainte de a scrie formularul:

• Organul fiscal local — poziția din rolul nominal unic și impunerea pe cei 5 ani anteriori decesului; tot acum se emite certificatul de atestare fiscală, care se transmite Camerei odată cu sesizarea. Este verificarea care alimentează direct totalul din Capitolul III.
• Registrul agricol — pentru bunurile înscrise, cu volumul și poziția din registru; datele de aici alimentează tabelele de bunuri din Capitolele IV și V.
• Evidența persoanelor — pentru identificarea corectă a moștenitorilor din Capitolul II, inclusiv a celor minori, a căror vârstă trebuie menționată în formular.

Explicăm pe larg fiecare dintre aceste verificări, cu checklist bifabil, în ghidul practic pentru secretarul general. Fără cele trei răspunsuri complete, formularul rămâne, practic, neterminat — chiar dacă toate rubricile par completate.

Unde se trimite: camera, nu notarul

Aici apare cea mai costisitoare confuzie de adresare. S.D.P.S. nu se trimite unui birou notarial anume și nici Curții de Apel — destinatarul legal este Camera Notarilor Publici care ține registrul de evidență a procedurilor succesorale pentru circumscripția respectivă. În România există 15 asemenea camere, organizate pe circumscripțiile curților de apel, potrivit art. 47 din Legea nr. 36/1995. Camera este cea care repartizează ulterior dosarul unui notar public, nu primăria — ceea ce înseamnă că nici Curtea de Apel de care aparține circumscripția nu este, la rândul ei, un destinatar corect: rolul ei este doar de reper pentru organizarea camerelor, nu de instituție care primește sesizări.

Comunicarea dintre secretarul general și Cameră se face prin adrese de poștă electronică sau alte mijloace electronice, stabilite de comun acord prin corespondență oficială — deci, în practică, primul pas util este să identificați și să confirmați în scris canalul exact cu camera competentă pentru județul dumneavoastră. Camera competentă pentru fiecare județ este listată în tabelul din pagina modulului de proceduri succesorale.

Când e îndeplinită obligația

Un aspect pe care merită să-l rețineți exact așa cum e formulat: transmiterea sesizării nu închide, singură, dosarul. S.D.P.S. se înregistrează atât în R.E.S.D.P.S. — cu numărul din 5 cifre, pornind de la 00001 pe fiecare an calendaristic — cât și în registrul general de corespondență al primăriei. Însă atribuția secretarului general se consideră îndeplinită abia după ce primiți numărul de înregistrare atribuit de Camera Notarilor Publici pentru acel dosar. Până la acel număr, dosarul rămâne, practic, deschis din perspectiva obligației legale — indiferent dacă sesizarea a fost deja trimisă.

Consecința practică: evidența internă a dosarelor „închise" nu ar trebui să se bazeze doar pe data la care ați trimis sesizarea, ci pe data la care ați primit, efectiv, numărul de la Cameră. Un dosar trimis la timp, dar fără confirmarea Camerei consemnată în R.E.S.D.P.S., este un dosar pe care încă nu-l puteți considera finalizat.

Greșeli frecvente

O listă scurtă a erorilor pe care le întâlnim cel mai des în dosarele de proceduri succesorale, utilă ca verificare rapidă înainte de a considera un dosar închis:

• Sesizarea trimisă unui birou notarial anume, în loc de Camera Notarilor Publici competentă — chiar dacă biroul respectiv se ocupă frecvent de dosare succesorale din zona dumneavoastră, nu este destinatarul legal.
• Termenul de 30 de zile calculat greșit — de la data la care dosarul a fost finalizat intern, nu de la primirea cererii sau, pentru sesizarea din oficiu, de la data decesului.
• Dosarul clasat înainte de împlinirea celor 6 luni de la deces, chiar dacă verificările arată clar, încă de la început, că nu există bunuri.
• Formularul vechi, Anexa 24, folosit în loc de S.D.P.S. — inclusiv atunci când e „descărcat" de cetățean de pe un site neactualizat și adus la ghișeu deja completat.
• Certificatul de atestare fiscală lipsă dintre documentele transmise Camerei, deși ordinul prevede emiterea lui odată cu sesizarea.
• Registrul R.E.S.D.P.S. ținut doar pe hârtie sau într-un fișier local, în loc de format electronic — o abatere de la formularea imperativă a ordinului, nu doar o preferință internă de organizare.
• S.D.P.S. semnată de altcineva decât secretarul general sau persoana delegată expres prin dispoziția primarului.
• Dosarul considerat încheiat imediat după trimiterea sesizării, fără a aștepta numărul de înregistrare de la Cameră — obligația nu este îndeplinită până la acel număr.

Majoritatea acestor greșeli nu țin de rea-credință, ci de tranziția de la un flux vechi, cunoscut, la unul nou, cu mai multe puncte de verificare. Un control intern rapid — cine a semnat, de la ce dată a curs termenul, ce documente au plecat efectiv la Cameră și dacă ați primit numărul de confirmare — elimină cele mai multe dintre ele înainte să devină o problemă de conformitate.

Pentru contextul complet al ordinului — termene, sancțiuni și checklist de conformare — vedeți ghidul practic pentru secretarul general, iar dacă vechile formulare Anexa 23/24 încă circulă în instituția dumneavoastră, citiți și ce le înlocuiește și ce aveți de schimbat.