Ce s-a schimbat și de când
Ordinul MDLPA nr. 407/2026 a fost publicat în Monitorul Oficial nr. 304 din 16 aprilie 2026 și este în vigoare de la data publicării. Are temei legal art. 243 alin. (7²) din Codul administrativ (OUG 57/2019) și schimbă, practic, tot ce ține de partea de „registratură a deceselor cu bunuri" din primărie: formularele pe care le completați, registrul pe care îl țineți și canalul prin care comunicați cu notariatul.
Dacă până acum ați lucrat cu modelele din 2006, e important să rețineți un lucru simplu: acelea nu mai sunt formularele legale. Le detaliem separat, în articolul dedicat înlocuirii Anexei 24. Aici trecem prin tot ce introduce ordinul, în ordinea în care contează pentru fluxul zilnic de la ghișeu.
Cele trei tipizate noi: C.D.P.S., S.D.P.S. și R.E.S.D.P.S.
Ordinul aprobă trei modele, fiecare cu rol clar în procedură. Le recunoașteți ușor după acronim, dar diferența reală e în cine le completează și când intră în joc:
| Tipizat | Cine îl completează | Când se folosește |
|---|---|---|
| C.D.P.S. — cererea pentru deschiderea procedurii succesorale (anexa 1) | Moștenitorul prezumtiv, legatarul, un creditor al defunctului sau orice persoană cu interes legitim | La secretarul general al UAT-ului pe raza căruia defunctul a avut ultimul domiciliu, de regulă odată cu cererea de eliberare a certificatului de deces. Depunerea e opțională — solicitantul poate merge direct la notar, caz în care sesizarea se face din oficiu. |
| S.D.P.S. — sesizarea pentru deschiderea procedurii succesorale (anexa 2) | Exclusiv secretarul general sau persoana delegată prin dispoziția primarului, cu atribuții de ofițer de stare civilă | Se transmite Camerei Notarilor Publici competente în maximum 30 de zile, dar numai dacă defunctul avea bunuri și/sau debite față de bugetul local la data decesului. |
| R.E.S.D.P.S. — registrul de evidență a sesizărilor (anexa 3) | Secretarul general / compartimentul desemnat | Se conduce permanent, pentru fiecare sesizare emisă și pentru fiecare clasare — vezi mai jos de ce formatul lui nu e la alegere. |
Un detaliu ușor de ratat la prima citire: C.D.P.S. este opțională pentru cetățean, dar odată ce dosarul ajunge la dumneavoastră — depus la ghișeu sau sesizat din oficiu de la data decesului — obligația de a completa și transmite S.D.P.S. în termen vă revine integral.
Registrul electronic: de ce nu e opțional
Aici merită să citiți formularea exactă a ordinului, pentru că e diferită de tonul „recomandat" pe care îl întâlniți în alte părți ale textului. Despre R.E.S.D.P.S., ordinul spune că registrul «se conduce, eminamente, în format electronic». Aceasta este o formulare imperativă — regula de ținere a registrului, nu o opțiune între hârtie și electronic.
Diferit e cazul S.D.P.S. ca document în sine: pentru formatul sesizării, ordinul folosește «se recomandă» transmiterea electronică, „în scopul eliminării din uz a formatului letric". Deci: registrul — electronic, obligatoriu prin formulare; sesizarea individuală — electronică, recomandat. Confuzia dintre cele două a dus deja, în multe primării, la registre ținute în continuare pe hârtie sau în foi de calcul improvizate, ceea ce nu corespunde regulii de ținere a registrului.
Termenele: 30 de zile pentru sesizare, 6 luni pentru clasare
Ordinul fixează două termene, iar calculul lor greșit e una dintre cele mai frecvente surse de întârziere. Termenul de maximum 30 de zile pentru transmiterea S.D.P.S. curge de la primirea cererii C.D.P.S., respectiv de la data decesului, pentru sesizarea făcută din oficiu.
Două nuanțe practice. Prima: termenul privește transmiterea — sesizarea trebuie să ajungă la Camera Notarilor Publici competentă în interiorul celor 30 de zile, nu doar să fie întocmită intern. A doua: pentru sesizarea din oficiu, ceasul pornește de la data decesului — nu de la data la care ați aflat de deces sau ați deschis dosarul — deci un dosar „descoperit" cu întârziere pornește deja cu o parte din termen consumată. Regula prudentă de lucru: calculați termenul de la cel mai timpuriu moment aplicabil și lăsați o marjă pentru transmiterea efectivă.
Al doilea termen intervine când verificările arată că defunctul nu avea bunuri și nici debite la bugetul local: în acest caz sesizarea nu se mai transmite, iar dosarul se clasează la împlinirea a 6 luni de la data decesului, cu mențiunea «fără bunuri imobile/mobile, precum și fără debite la bugetul local» înscrisă în registru. De exemplu, pentru un deces din 2 ianuarie 2026 fără bunuri identificate, clasarea corectă se înregistrează abia pe 2 iulie 2026 — nu mai devreme, oricât de clare ar părea verificările.
Termenele nu trebuie ținute minte manual
Modulul de proceduri succesorale din Primarium calculează automat cele două termene pentru fiecare dosar, alertează echipa înainte de scadență și clasează singur dosarele fără bunuri, la 6 luni exact.
Cere o ofertăVerificările obligatorii înainte de a completa S.D.P.S.
Înainte ca sesizarea să poată fi completată corect, secretarul general trebuie să facă trei verificări. Un checklist scurt, de parcurs pentru fiecare dosar:
- Organul fiscal local — poziția din rolul nominal unic și impunerea pe cei 5 ani anteriori decesului; odată cu sesizarea se emite și certificatul de atestare fiscală, care se transmite Camerei.
- Registrul agricol — bunurile înscrise, cu volumul și poziția din registru.
- Evidența persoanelor — pentru identificarea moștenitorilor.
Doar după ce aveți răspuns la toate trei puteți completa secțiunile de bunuri și de moștenitori din S.D.P.S. cu date verificate, nu doar declarate. Ordinea contează și practic: verificarea la organul fiscal local o alimentează direct pe cea de la registrul agricol, pentru că bunurile impozabile și cele înscrise în registru se confruntă reciproc înainte de a intra în formular.
Ce riscați dacă termenul e depășit
Ordinul nu lasă loc de interpretare aici: neîndeplinirea atribuției de întocmire și comunicare a S.D.P.S. atrage sancționarea disciplinară și contravențională a persoanei responsabile, potrivit art. 241 din Codul administrativ. Amenda contravențională este între 1.000 și 5.000 de lei, aplicată de prefect. Practic, răspunderea nu e a instituției în abstract, ci a persoanei căreia i-a fost delegată atribuția — un motiv în plus să aveți un sistem care arată clar, pentru fiecare dosar, cât timp a mai rămas.
Pentru un secretar general care gestionează simultan zeci de dosare deschise, riscul real nu e neapărat un singur termen depășit flagrant, ci acumularea tăcută a mai multor dosare aflate aproape de scadență, fără o modalitate simplă de a le vedea pe toate deodată. De aceea checklist-ul de mai jos pornește de la organizarea internă, nu de la memorarea termenelor.
Checklist de conformare în 8 pași
Dacă porniți de la zero cu Ordinul 407/2026, iată ordinea practică în care merită parcurși pașii:
- Desemnați, prin dispoziția primarului, persoana delegată cu atribuții de ofițer de stare civilă care va completa și semna S.D.P.S., dacă secretarul general nu o face personal.
- Scoateți din uz, pe toate canalele — ghișeu și site — vechile formulare Anexa 23 și Anexa 24 și înlocuiți-le cu C.D.P.S. și S.D.P.S.
- Treceți R.E.S.D.P.S. pe format electronic — nu e o opțiune de confort, e regula de ținere a registrului.
- Stabiliți fluxul intern: cine primește C.D.P.S. sau declarația de deces, cine face cele trei verificări obligatorii și cine completează S.D.P.S.
- Pregătiți circuitul certificatului de atestare fiscală, care se emite odată cu sesizarea și se transmite Camerei.
- Identificați Camera Notarilor Publici competentă pentru județul dumneavoastră — destinatarul legal este camera, nu un birou notarial și nu Curtea de Apel.
- Stabiliți cu Camera, prin corespondență oficială, canalul de comunicare — adrese de poștă electronică sau alte mijloace electronice agreate de comun acord.
- Instruiți echipa cu privire la cele două termene — 30 de zile pentru sesizare, 6 luni pentru clasare — și la sancțiunile aplicabile potrivit art. 241 din Codul administrativ.
Pentru detalii despre completarea propriu-zisă a S.D.P.S., capitol cu capitol, consultați ghidul de completare a sesizării. Iar dacă vreți să vedeți cum arată tot fluxul de mai sus rulat automat, cu registru electronic, termene urmărite și transmitere directă către camera competentă, treceți pe pagina modulului de proceduri succesorale.