Nomenclatorul arhivistic al primăriei: ce cuprinde, cine îl aprobă și cum se leagă de registratură

Nomenclatorul arhivistic al primăriei este documentul în care primăria stabilește, pe compartimente, dosarele în care își grupează în fiecare an documentele și termenul de păstrare al fiecărui dosar. Îl cere Legea arhivelor (Legea nr. 16/1996), la art. 8: fiecare creator de documente își întocmește nomenclatorul propriu, iar pentru primărie îl aprobă serviciul județean al Arhivelor Naționale.

Ghidul e scris pentru secretarul general, pentru registratură și pentru persoana care răspunde de arhivă. Verificat la 04.11.2026 pe legislatie.just.ro: textul oficial al Legii nr. 16/1996, republicată, în forma consolidată la 25 iulie 2024, și normele metodologice din 2023.

Ce este nomenclatorul arhivistic

Regula de bază este la art. 8 alin. (1) din lege:

„Anual, documentele se grupează în unități arhivistice, potrivit problematicii și termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care se întocmește de către fiecare creator pentru documentele proprii.”

Normele metodologice aprobate prin Ordinul ministrului afacerilor interne nr. 151/2023 îl definesc ca „instrument de lucru utilizat la constituirea unităților arhivistice pe categorii (definite în funcție de structuri organizatorice, probleme și termene de păstrare) și la selecționarea documentelor” (art. 2 lit. p)). Pe scurt: nomenclatorul spune în ce dosar intră fiecare document și cât timp se păstrează dosarul.

Modelul lui este anexa nr. 1 la lege. Dosarele sunt grupate pe direcții și servicii, adică pe compartimente, și numerotate, iar pentru fiecare se trec denumirea dosarului (conținutul pe scurt al problemelor la care se referă), termenul de păstrare și observații.

Cine îl aprobă

„Nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se aprobă de către Arhivele Naționale, iar cele ale celorlalți creatori, de către serviciile județene ale Arhivelor Naționale, potrivit anexei nr. 1.”

Primăria nu este creator de documente la nivel central, deci nomenclatorul ei îl aprobă serviciul județean al Arhivelor Naționale. Modelul din anexa nr. 1 are două rubrici de semnătură: „Aprob”, a creatorului de documente, și „Se confirmă”, pentru directorul Arhivelor Naționale sau șeful serviciului județean.

Arhivele Naționale acordă asistență de specialitate creatorilor de documente (art. 5) și elaborează normele și metodologiile activității de arhivă (art. 5 lit. a)).

Termenele de păstrare

Termenul de păstrare al fiecărui dosar se trece în nomenclator (art. 8 alin. (1)). Modelul din anexa nr. 1 îl scrie ca „permanent” sau ca număr de ani. După el se fac pașii pe care îi cere legea:

• gruparea anuală a documentelor în dosare (unități arhivistice), după nomenclator (art. 8 alin. (1));
• predarea la arhiva primăriei în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar și de proces-verbal de predare-primire (art. 9 alin. (1), anexele nr. 2 și 3);
• selecționarea: comisia de selecționare a primăriei, numită prin decizia conducătorului, analizează dosarele anual sau ori de câte ori e nevoie; procesul-verbal merge spre aprobare la comisia de selecționare a serviciului județean, iar documentele se elimină numai pe baza proceselor-verbale ale acestei comisii (art. 11);
• depunerea la Arhivele Naționale a documentelor cu păstrare permanentă, la termenele din tabelul de mai jos (art. 13).

Primăria poate păstra documentele și după termenul de depunere, dacă îi sunt necesare în activitate, cu aprobarea șefului serviciului județean (art. 14 alin. (1)). Documentele în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile individuale ale cetățenilor rămân la primărie (art. 16).

Legea arhivelor (Legea 16/1996)

Numele oficial este Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996. A fost republicată în Monitorul Oficial nr. 293 din 22 aprilie 2014, iar forma consolidată de pe portalul legislativ este la 25 iulie 2024. Pentru primărie, legea pune răspunderea pe instituție: creatorii și deținătorii de documente răspund de evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor (art. 4).

Prima obligație din secțiunea despre evidența documentelor este chiar a registraturii (art. 7):

„Creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum și a celor ieșite, potrivit legii.”

Sancțiunile

Sunt contravenții, între altele (art. 36):

• neinventarierea documentelor sau neîntocmirea nomenclatorului arhivistic pentru documentele proprii (lit. a));
• nepredarea la arhiva proprie, pe bază de inventar și proces-verbal, a documentelor cu păstrare permanentă (lit. b));
• neselecționarea documentelor la termenele din nomenclatorul propriu (lit. c));
• neasigurarea condițiilor de păstrare și de protejare a documentelor (lit. d)).

Amenda este de la 1.000 la 25.000 de lei și se aplică și persoanei juridice (art. 37 alin. (1)–(2)). Contravenientul poate plăti jumătate din amendă în cel mult 15 zile de la comunicarea procesului-verbal (art. 37 alin. (2^1)).

Arhivarea documentelor din registratură

Drumul unui document spre arhivă începe la registratură. Pașii, în ordinea legii:

1. documentul intrat, ieșit sau întocmit pentru uz intern se înregistrează în registrul de intrări-ieșiri (art. 7);
2. în fiecare an, documentele se grupează în dosare (unități arhivistice), după nomenclator (art. 8 alin. (1));
3. în al doilea an, dosarele trec la arhiva primăriei, pe bază de inventar și proces-verbal; inventarul are o coloană pentru indicativul dosarului după nomenclator (art. 9, anexa nr. 2);
4. la termenele din nomenclator, comisia de selecționare propune ce se păstrează și ce se elimină (art. 11);
5. documentele permanente ajung, la termenele legii, la Arhivele Naționale (art. 13).

Un registru ținut corect, cu număr, dată, compartiment și conținut pe scurt pentru fiecare document, face mai ușoară gruparea anuală în dosare.

Pentru primării: documentele, păstrate în registratura electronică

Registratura Primarium este registrul de intrări-ieșiri al primăriei, ținut electronic: fiecare document primește număr și dată și ajunge la compartimentul care îl rezolvă. Registratura păstrează electronic documentele înregistrate, cu fișierele lor, și le găsiți după număr, emitent sau conținut, scris cu sau fără diacritice. Registrul se exportă în PDF, pe compartimente, tip de document și perioadă. Documentele pe hârtie le scanați direct în registratură, cu Scanarium, opțiune a modulului de registratură.

Aplicația nu ține nomenclatorul arhivistic: gruparea în dosare și termenele de păstrare rămân cele din nomenclatorul aprobat al primăriei.

Porniți de la ce aveți: registrele din anii trecuți se preiau, cu numerotarea continuată. Vorbiți direct cu echipa care face aplicația.

Întrebări frecvente

Mai departe

• Registrul de intrări-ieșiri al primăriei, ținut electronic: registratura Primarium.
• Scanarium: scanarea documentelor direct în registratură.
• Legea petițiilor: înregistrarea, termenul de 30 de zile și arhivarea petițiilor.
• Transparența decizională în primărie: minutele ședințelor publice, care se întocmesc și se arhivează.

Surse

Verificat la 04.11.2026 pe legislatie.just.ro.

• Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată în Monitorul Oficial nr. 293 din 22 aprilie 2014, în forma consolidată la 25 iulie 2024; articolele citate: 4, 5, 7, 8, 9, 11, 13, 14, 16, 36, 37 și anexele nr. 1–4.
• Normele metodologice din 26 septembrie 2023 privind aplicarea unor dispoziții ale Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, aprobate prin Ordinul ministrului afacerilor interne nr. 151/2023, Monitorul Oficial nr. 895 din 5 octombrie 2023; art. 2 lit. p).

Material informativ; nu ține loc de consultanță juridică.